Доставка сотрудников до работы и обратно: учет без страха и упрека

Нередко организация расположена там, «куда не ходят пароходы и не ездят поезда», либо режим работы у нее такой, что на общественном транспорте добраться к началу смены (или уехать домой после ее окончания) нереально. Типичный пример, где присутствуют оба этих фактора, — магазины в мегамоллах, расположенных за чертой города, или производственные предприятия, находящиеся в промзонах.

В этих случаях у компании едва ли не единственный способ обеспечить присутствие сотрудников на рабочих местах — собственным или сторонним транспортом организовать их доставку до работы и обратно. Задача же бухгалтера — учесть эту доставку таким образом, чтобы и фирме было выгодно, и проверяющие не придрались. Реально ли это?

Когда претензий не должно быть

Начнем с того, что, по мнению Минфина, организация может учесть расходы на доставку сотрудников, только если одновременно соблюдаются два условия.

УСЛОВИЕ 1. Доставка сотрудников вызвана технологическими особенностями производства

В частности, суды к ним относят:

• <или>удаленность организации от населенных пунктов или остановок общественного транспорта;
• <или>отсутствие регулярных маршрутов общественного транспорта либо их низкая пропускная способность и значительные интервалы в движении;
• <или>непрерывный или многосменный график работы организации;
• <или>круглосуточный или многочасовой режим работы торговых объектов (то есть рабочий день заканчивается поздно, когда транспорт уже не ходит).

Наличие перечисленных факторов можно подтвердить, например, такими документами:

• графиком работы компании, где указано время начала и окончания каждой смены;
• технологической картой, подтверждающей непрерывный процесс производства;
• справкой от местной администрации или местных автопредприятий о наличии маршрутов или их расписании в конкретном городе, районе, поселке.

---

Не так давно московский суд отверг доводы налоговиков о нецелесообразности расходов на доставку рабочих ввиду нахождения стройплощадок близко от метро и автобусных остановок. При этом суд признал технологической особенностью производства тот факт, что в процессе строительных работ одежда рабочих сильно загрязняется, при этом на стройплощадке им негде переодеться и принять душ. А по правилам проезда на столичном общественном транспортепп. 6.4.1, 6.4.11 Правил, утв. Постановлением Правительства Москвы от 02.09.2008 № 797-ПП; п. 2.11.16 Правил, утв. Постановлением Правительства Москвы от 16.09.2008 № 844-ПП находиться в транспорте в пачкающей и зловонной одежде запрещено. Также суд учел необходимость одновременной перевозки больших групп рабочих, которые невозможно перевезти общественным транспортомПостановление 9 ААС от 11.11.2011 № 09АП-28208/2011-АК (оставлено в силе Постановлением ФАС МО от 29.02.2012 № А40-50862/11).

---

УСЛОВИЕ 2. Доставка предусмотрена трудовым и (или) коллективным договором

Заметим, что на самом деле из п. 26 ст. 270 НК РФ прямо не следует, что затраты на доставку работников до работы и обратно можно включать в расходы, только если соблюдаются оба названных условия. На то, что эти условия альтернативные, а не совокупные, указывают и некоторые суды. Однако проверяющие наверняка будут руководствоваться подходом Минфина.

Итак, при соблюдении названных условий налоговый учет расходов на доставку будет выглядеть так:

Налоги/взносыДоставка производится собственным или арендованным транспортомФирма обращается к услугам сторонней компанииНалог на прибыльЗатраты учитываются как:

• материальные расходы (ГСМ, запчасти для транспорта);
• расходы на оплату труда (зарплата водителя);
• амортизация ОС;
• арендные платежи

Затраты учитываются как прочие расходы. Налог при УСНО («доходы минус расходы»)Затраты учитываются как:

• материальные расходы (ГСМ, запчасти, оплата услуг сторонней фирмы);
• расходы на оплату труда (зарплата водителя);
• арендные платежи.

НДС Не начисляется, так как расходы на доставку принимаются к вычету при исчислении налога на прибыль

Входной НДС со стоимости ГСМ, запчастей, а также с арендной платы принимается к вычету. Входной НДС, относящийся к стоимости услуг по доставке, оказанных сторонней фирмой, принимается к вычету НДФЛ Не начисляются поскольку:

• нет выплат в пользу конкретных работников;
• доставка вызвана производственной необходимостью

Страховые взносы в ПФР, ФСС, ФОМСВзносы в ФСС на страхование от несчастных случаев.

Когда и какие проблемы возможны

СИ­ТУ­А­ЦИЯ 1. Ком­па­ния ор­га­ни­зо­ва­ла до­став­ку ра­бот­ни­ков в силу тех­но­ло­ги­че­ских осо­бен­но­стей про­из­вод­ства, но нигде это не за­кре­пи­ла.

В этом слу­чае на­ло­го­ви­ки могут:

• убрать сумму до­став­ки из «при­быль­ных» рас­хо­дов и до­на­чис­лить налог;
• до­на­чис­лить НДС на сто­и­мость до­став­ки слу­жеб­ным транс­пор­том, рас­це­нив ее как услу­ги для соб­ствен­ных нужд, рас­хо­ды на ко­то­рые не учи­ты­ва­ют­ся при на­ло­го­об­ло­же­нии при­были, либо ис­клю­чить из вы­че­тов вход­ной НДС, от­но­ся­щий­ся к сто­и­мо­сти услуг по до­став­ке, ока­зан­ных сто­рон­ней фирмой;
• на­чис­лить со­от­вет­ству­ю­щие пени и штрафы.

А особо ре­ти­вые про­ве­ря­ю­щие из фон­дов могут до­на­чис­лить стра­хо­вые взно­сы на сто­и­мость до­став­ки. Прав­да, суды охла­жда­ют их пыл.

Спе­ци­а­лист Ми­ни­стер­ства труда и со­ци­аль­ных от­но­ше­ний под­твер­дил нам, что в дан­ном слу­чае взно­сов не будет.

СИТУАЦИЯ 2. Производственной необходимости в доставке нет, работники могут сами добираться до работы и обратно. Однако фирма обеспечивает им доставку, предусмотрев это в трудовом (коллективном) договоре.

Многие думают, что в этом случае затраты на доставку можно включить в расходы на оплату труда. Однако Минфин недавно дал понять: то, что вы закрепили какие-либо выплаты работникам в коллективном договоре, еще не означает, что их автоматом можно учесть в «прибыльных» расходах по п. 25 ст. 255 НК РФ. Правда, доставку Минфин в своем Письме не упоминал.

---

Преимущества и недостатки доставки сотрудников работодателем

Предприятия редко имеют собственную автобазу с пассажирским транспортом. Практика приобретения или аренды автобусов, машин, найма или содержания в штате водителей оказывает на бюджет компании существенную нагрузку. Оптимальный вариант – заказать пассажирские транспортные средства для доставки сотрудников на работу и домой в специализированной компании. Преимуществами такой практики являются:

• лояльность сотрудников к своей компании;
• профилактика опозданий;
• улучшение производственных взаимоотношений;
• повышение производительности труда;
• экономия бюджета на содержание водителей, техобслуживание транспорта, топливо;
• комфортные условия для рабочих, служащих, работающих посменно.

Забота руководителей о своих сотрудниках непременно скажется на успешном развитии бизнеса. Она сократит текучесть кадров, так как многие специалисты отдают предпочтение комфортной и быстрой дороге до места работы.

Отрицательный момент, к которому апеллируют недальновидные руководители компаний, только один – рост расходов предприятия, снижение прибыльности бизнеса. Многие считают, что придется платить дополнительные налоги. Мнения во многих случаях надуманные и не имеют под собой законодательных обоснований.

Правовая составляющая доставки сотрудников за счет предприятия

Организация доставки работников к месту производственной деятельности и обратно законодательно не ограничивается. В некоторых случаях ТК обязывает работодателя выполнять трансфер специалистов (ст.301). В таких ситуациях доставка считается расходом и не учитывается при подсчете налогов на прибыль.

Затраты на оплату проезда включаются в расходы предприятия (НК РФ п.26 ст.270):

• при технологических особенностях производства;
• наличии такого условия в коллективном, индивидуальном трудовом договоре.

По мнению Минфина РФ, предприятие вправе учитывать доставку сотрудников в статье расходов, если она экономически обоснована.

Технологические особенности производства не имеют точного трактования в законодательстве. Имеет значение наличие одного из условий:

• территория фирмы расположена вне линий движения общественного транспорта;
• недостаточность рейсов транспорта общего пользования;
• время работы предприятия приходится на нерабочие часы транспорта общего пользования.

Данные пункты позволяют относить затраты на доставку сотрудников к статье расходов и не учитывать в налогообложении дохода.

Организация доставки сотрудников

Практичный и экономически выгодный для средних, малых предприятий вариант – это воспользоваться сервисом транспортных компаний, осуществляющих перевозку пассажиров. Для этого заключается договор, в котором прописываются все условия предоставляемого сервиса перевозчиком.

В установленное время транспорт будет забирать сотрудников в местах сбора и доставлять на предприятие, а по окончанию рабочей смены – забирать для доставки к месту жительства. При сменной работе предприятия сотрудники будут доставляться перевозчиком туда и обратно круглосуточно в указанные периоды времени.