Доставка сотрудников до работы и обратно: учет без страха и упрека
Нередко организация расположена там, «куда не ходят пароходы и не ездят поезда», либо режим работы у нее такой, что на общественном транспорте добраться к началу смены (или уехать домой после ее окончания) нереально. Типичный пример, где присутствуют оба этих фактора, — магазины в мегамоллах, расположенных за чертой города, или производственные предприятия, находящиеся в промзонах.
В этих случаях у компании едва ли не единственный способ обеспечить присутствие сотрудников на рабочих местах — собственным или сторонним транспортом организовать их доставку до работы и обратно. Задача же бухгалтера — учесть эту доставку таким образом, чтобы и фирме было выгодно, и проверяющие не придрались. Реально ли это?
Начнем с того, что, по мнению Минфина, организация может учесть расходы на доставку сотрудников, только если одновременно соблюдаются два условия.
В частности, суды к ним относят:
Наличие перечисленных факторов можно подтвердить, например, такими документами:
Не так давно московский суд отверг доводы налоговиков о нецелесообразности расходов на доставку рабочих ввиду нахождения стройплощадок близко от метро и автобусных остановок. При этом суд признал технологической особенностью производства тот факт, что в процессе строительных работ одежда рабочих сильно загрязняется, при этом на стройплощадке им негде переодеться и принять душ. А по правилам проезда на столичном общественном транспортепп. 6.4.1, 6.4.11 Правил, утв. Постановлением Правительства Москвы от 02.09.2008 № 797-ПП; п. 2.11.16 Правил, утв. Постановлением Правительства Москвы от 16.09.2008 № 844-ПП находиться в транспорте в пачкающей и зловонной одежде запрещено. Также суд учел необходимость одновременной перевозки больших групп рабочих, которые невозможно перевезти общественным транспортомПостановление 9 ААС от 11.11.2011 № 09АП-28208/2011-АК (оставлено в силе Постановлением ФАС МО от 29.02.2012 № А40-50862/11).
Заметим, что на самом деле из п. 26 ст. 270 НК РФ прямо не следует, что затраты на доставку работников до работы и обратно можно включать в расходы, только если соблюдаются оба названных условия. На то, что эти условия альтернативные, а не совокупные, указывают и некоторые суды. Однако проверяющие наверняка будут руководствоваться подходом Минфина.
Итак, при соблюдении названных условий налоговый учет расходов на доставку будет выглядеть так:
Налоги/взносыДоставка производится собственным или арендованным транспортомФирма обращается к услугам сторонней компанииНалог на прибыльЗатраты учитываются как:
Затраты учитываются как прочие расходы. Налог при УСНО («доходы минус расходы»)Затраты учитываются как:
НДС Не начисляется, так как расходы на доставку принимаются к вычету при исчислении налога на прибыль
Входной НДС со стоимости ГСМ, запчастей, а также с арендной платы принимается к вычету. Входной НДС, относящийся к стоимости услуг по доставке, оказанных сторонней фирмой, принимается к вычету НДФЛ Не начисляются поскольку:
Страховые взносы в ПФР, ФСС, ФОМСВзносы в ФСС на страхование от несчастных случаев.
СИТУАЦИЯ 1. Компания организовала доставку работников в силу технологических особенностей производства, но нигде это не закрепила.
В этом случае налоговики могут:
А особо ретивые проверяющие из фондов могут доначислить страховые взносы на стоимость доставки. Правда, суды охлаждают их пыл.
Специалист Министерства труда и социальных отношений подтвердил нам, что в данном случае взносов не будет.
СИТУАЦИЯ 2. Производственной необходимости в доставке нет, работники могут сами добираться до работы и обратно. Однако фирма обеспечивает им доставку, предусмотрев это в трудовом (коллективном) договоре.
Многие думают, что в этом случае затраты на доставку можно включить в расходы на оплату труда. Однако Минфин недавно дал понять: то, что вы закрепили какие-либо выплаты работникам в коллективном договоре, еще не означает, что их автоматом можно учесть в «прибыльных» расходах по п. 25 ст. 255 НК РФ. Правда, доставку Минфин в своем Письме не упоминал.
Предприятия редко имеют собственную автобазу с пассажирским транспортом. Практика приобретения или аренды автобусов, машин, найма или содержания в штате водителей оказывает на бюджет компании существенную нагрузку. Оптимальный вариант – заказать пассажирские транспортные средства для доставки сотрудников на работу и домой в специализированной компании. Преимуществами такой практики являются:
Забота руководителей о своих сотрудниках непременно скажется на успешном развитии бизнеса. Она сократит текучесть кадров, так как многие специалисты отдают предпочтение комфортной и быстрой дороге до места работы.
Отрицательный момент, к которому апеллируют недальновидные руководители компаний, только один – рост расходов предприятия, снижение прибыльности бизнеса. Многие считают, что придется платить дополнительные налоги. Мнения во многих случаях надуманные и не имеют под собой законодательных обоснований.
Организация доставки работников к месту производственной деятельности и обратно законодательно не ограничивается. В некоторых случаях ТК обязывает работодателя выполнять трансфер специалистов (ст.301). В таких ситуациях доставка считается расходом и не учитывается при подсчете налогов на прибыль.
Затраты на оплату проезда включаются в расходы предприятия (НК РФ п.26 ст.270):
По мнению Минфина РФ, предприятие вправе учитывать доставку сотрудников в статье расходов, если она экономически обоснована.
Технологические особенности производства не имеют точного трактования в законодательстве. Имеет значение наличие одного из условий:
Данные пункты позволяют относить затраты на доставку сотрудников к статье расходов и не учитывать в налогообложении дохода.
Практичный и экономически выгодный для средних, малых предприятий вариант – это воспользоваться сервисом транспортных компаний, осуществляющих перевозку пассажиров. Для этого заключается договор, в котором прописываются все условия предоставляемого сервиса перевозчиком.
В установленное время транспорт будет забирать сотрудников в местах сбора и доставлять на предприятие, а по окончанию рабочей смены – забирать для доставки к месту жительства. При сменной работе предприятия сотрудники будут доставляться перевозчиком туда и обратно круглосуточно в указанные периоды времени.
Экспресс заказ автобуса