ЭКСПРЕСС ЗАКАЗ АВТОБУСА
8(495)118 30 06

Советы по планированию идеальной бизнес-встречи

Для идеальной бизнес-встречи - заказать автобус


Существует множество советов по правильному проведению встреч, но многие из них написаны для дружественных собраний, а не для деловых конференций. Бизнес-встречи часто организовываются на некотором расстоянии от офиса компании и вовлекают делегатов, прибывающих из-за границы. Люди стараются делать упор на престижное место встречи, но забывают учесть транспортное соединение, ассортимент еды и напитков, прогноз погоды и многое другое. Организатор может не осознавать, что ему нужно, пока непосредственно не столкнется с проблемой.


Люди забывают, что планирование успешной встречи – это гораздо больше, чем просто бронирование места, особенно если вы приехали из-за границы. В любом случае, все зависит от вас. Вот советы по планированию мероприятий.


1. Очень важно, чтобы вы планировали встречу заранее и не пытались выполнять работу самостоятельно. Даже если это только небольшая функция, вам нужно будет делегировать некоторые свои обязанности своему сотруднику, чтобы дважды проверить, все ли действия были выполнены. Если у вас уже есть специальный организатор мероприятий, регулярно связывайтесь с ним и точно уточняйте всю информацию.

2. Один из лучших советов по планированию собраний, – это договориться с как можно большим количеством поставщиков в вашем месте бизнес-встречи. Это включает в себя развлечения, еду и напитки, торговые стенды и все, что вам может понадобиться. Возможно, заведение, в котором вы собираетесь проводить собрание, предоставляет список компаний, с которыми они работали в прошлом. Для удобности существуют разные приложения, которые помогают запланировать встречу. В них можно внести все пункты, чтобы ничего не забыть. Также, можно просмотреть прогноз погоды и транспортные соединения с местом конференции.

3) Изучите краткие маршруты к основным достопримечательностям города. Даже если вы хорошо знаете местность, ваши делегаты могут первый раз быть в этом городе. Помните, что когда дело доходит до информации о любой поездке, они, первым дело, обратятся к вам. Члены встречи будут добираться до вас из самых разных направлений и различными способами, и вы должны дать им всю нужную информацию, что касается транспортных соединений. Это означает, что вы должны иметь краткую информацию о поездах, автобусах, аэропортах, международных маршрутах и прокате автомобилей.

4) Убедитесь, что в месте проведения встречи есть все необходимое для телекоммуникаций, доступа в интернет и других технологий. В идеале, иметь своего человека, который будет обеспечивать полную работоспособность технологии связи. Также, во всех странах есть компании, которые готовы предоставить международным делегатам все необходимое для успешной конференц-связи.

5) По мере приближения даты, подумайте о проведении пробной конференции с некоторыми из ваших коллег. Чем больше планирования и подготовки вы сделаете заранее, тем спокойнее все пройдет. Не забудьте обеспечить своих гостей разнообразной едой и напитками. Также организуйте зоны отдыха и развлечения.

Не стоит переживать, составьте подробный план и следуйте ему. За день перед бизнес-встречей перепроверьте все пункты, еще раз обзвоните всех поставщиков и людей, которые предоставляют вам свои услуги. Главное, сохраняйте спокойствие и не волнуйтесь.